Ủy quyền trả lại hàng hóa: RMA là gì?

Một trong những bước quan trọng nhất trong quy trình quản lý hàng trả lại là giấy phép trả lại nguyên vật liệu (RMA) – còn được gọi là giấy phép trả lại hàng hóa.

Nếu bạn có thể đảm bảo bước RMA chính xác và hiệu quả, thì bạn sẽ tạo tiền đề cho quy trình trả lại hàng suôn sẻ hơn về tổng thể. Hãy cùng Longthanhtech.edu.vn đi tìm hiểu RMA là gì và các phần của quy trình RMA hiệu quả.

Bạn đang xem: Ủy quyền trả lại hàng hóa: RMA là gì?

RMA là gì?

Như đã lưu ý ở trên, RMA là giấy phép trả lại tài liệu. Đây là bước đầu tiên mà khách hàng B2C hoặc B2B thực hiện để thông báo cho công ty của bạn rằng họ muốn trả lại sản phẩm và nhận tiền hoàn lại, thay thế hoặc sửa chữa. Sau đó, công ty của bạn xác nhận rằng giao dịch mua đã được thực hiện và đưa ra phê duyệt chính thức để chấp nhận hàng trả lại của khách hàng.

Thông thường, khi khách hàng muốn trả lại sản phẩm, họ có thể thực hiện theo các cách sau:

• Mang vật phẩm đến cửa hàng bán lẻ hoặc trung tâm trả hàng của bên thứ ba
• Gọi hỗ trợ khách hàng
• Bắt đầu trả hàng trực tuyến (trang web hoặc ứng dụng dành cho thiết bị di động)

Quy trình RMA phải mang lại trải nghiệm mượt mà cho khách hàng đồng thời đảm bảo thu thập đủ thông tin chi tiết để xác thực giao dịch mua và hiểu lý do trả lại.

Xem thêm: Dân lập trình phải biết – WPF là gì?

Biểu mẫu RMA là gì?

Mẫu ủy quyền trả lại tài liệu (hoặc phiếu) là những gì khách hàng của bạn điền vào khi họ muốn trả lại một mặt hàng. Đó có thể là phiếu RMA thực tế tại cửa hàng hoặc địa điểm của bên thứ ba hoặc biểu mẫu RMA trực tuyến dành cho doanh nghiệp thương mại điện tử. Dù bằng cách nào, nó nên bao gồm các thông tin sau:

• Thông tin liên hệ khách hàng
• Thông tin sản phẩm (chẳng hạn như số kiểu máy)
• Thông tin bảo hành, nếu có liên quan
• Lý do cho sự trở lại
• Yêu cầu tín dụng, hoàn tiền hoặc sửa chữa

Thông tin sản phẩm và lý do trả lại là hai phần thông tin quan trọng cần đưa vào biểu mẫu RMA của bạn. Theo McKinsey, các công ty mất 10,3 đô la do gian lận cho mỗi 100 đô la hàng hóa bị trả lại. Biểu mẫu RMA chi tiết với thông tin sản phẩm giúp bạn xác minh rằng mặt hàng bị trả lại là giao dịch mua hợp lệ.

Thu thập một vài chi tiết chính về lý do trả lại sẽ giúp bạn xác định xu hướng và giảm bớt lợi nhuận trước khi chúng xảy ra. Ở mức tối thiểu, biểu mẫu RMA phải yêu cầu mã lý do; nhiều công ty cũng đặt câu hỏi chi tiết về kích thước sản phẩm hoặc liệu mặt hàng có bị hư hỏng hay không. Khám phá cách phần mềm trả hàng có thể phân tích dữ liệu để giảm chi phí và cải thiện hoạt động của bạn.

Số RMA là gì?

Khi giao dịch mua được xác thực và việc trả lại được ủy quyền, khách hàng sẽ nhận được số RMA và liên kết để in nhãn vận chuyển trả lại.

Số RMA chỉ đơn giản là một số xác nhận được chỉ định cho yêu cầu trả lại. Nó đóng vai trò là “thẻ ID” cho hàng trả lại, cho phép phần mềm chuỗi cung ứng của bạn theo dõi và xử lý hàng trả lại thông qua sửa chữa, thay thế hoặc hoàn tiền.

Đối với các công ty sử dụng hệ thống quản lý hàng trả lại (RMS) , nhân viên sẽ quét hàng trả lại tại kho. RMS sẽ hiển thị hình ảnh của sản phẩm để nhân viên có thể xác nhận rằng họ đang làm việc với đúng mặt hàng. Số RMA cũng đóng vai trò là một cách để theo dõi mặt hàng bị trả lại dưới dạng hàng tồn kho có thể có (tùy thuộc vào tình trạng của mặt hàng đó) và thúc đẩy các quyết định thực hiện dựa trên dữ liệu đó.

Hãy nhận biết những cạm bẫy tiềm ẩn với các số và quy trình RMA của bạn có thể khiến trải nghiệm của khách hàng trở nên khó chịu.

Quy trình RMA là gì?

Cách nhanh nhất và dễ dàng nhất để khách hàng bắt đầu trả lại hàng là trực tuyến, mặc dù một số người sẽ thích địa điểm cửa hàng hoặc bên thứ ba hơn. Sau khi điền vào biểu mẫu RMA, một loạt các sự kiện tạo nên quy trình RMA.

1. Công ty của bạn sẽ xác minh giao dịch mua và đưa ra quyết định bảo hành dựa trên các quy tắc hoàn trả đã thiết lập của bạn. (Lý tưởng nhất là những quyết định này do phần mềm trả hàng của bạn đưa ra để xử lý nhanh hơn.)
2. Nếu lợi nhuận được chấp thuận, một số RMA sẽ được cấp. Hướng dẫn trả lại và nhãn vận chuyển sẽ được thông báo, cùng với thời gian ước tính sửa chữa hoặc thay thế nếu có.
3. Khách hàng của bạn sử dụng hướng dẫn và nhãn để trả lại sản phẩm qua đường bưu điện, tại cửa hàng hoặc tại địa điểm của đối tác.
4. Công ty của bạn nhận hàng tại nhà kho hoặc DC và xử lý hàng trả lại. Số RMA đóng vai trò xác định hàng trả lại thông qua thay thế, sửa chữa, tái chế và hoàn tiền hoặc tín dụng. Khách hàng được cập nhật thông báo tự động qua cổng thông tin, văn bản hoặc email.

Nếu bạn đang sử dụng phần mềm RMA, hãy định cấu hình và tự động hóa các quy trình RMA của bạn để hỗ trợ các mục tiêu và nhu cầu kinh doanh của bạn. Việc tạo các tác vụ và quy trình công việc tùy chỉnh cho nhiều loại hàng trả lại khác nhau giúp bạn quản lý mọi thứ từ hàng trả lại và tiền hoàn lại cơ bản đến bảo hành và sửa chữa.

• Tạo một hệ thống trực tuyến đơn giản để điền RMA
• Tự động định tuyến thông tin thích hợp cho các thành viên trong nhóm có liên quan đến việc sửa chữa hoặc thay thế vật phẩm
• Thực hiện các quy tắc hoặc ‘chấm điểm’ cho các mặt hàng cụ thể để đẩy nhanh quá trình xử lý
• Áp dụng các hạn chế dựa trên sản phẩm và dựa trên thời gian để ngăn chặn gian lận hoặc lạm dụng

Hệ thống quản lý trả lại hàng ReverseLogix linh hoạt và có thể định cấu hình sẽ hỗ trợ các quy trình RMA của bạn và toàn bộ hoạt động quản lý hàng trả lại từ đầu đến cuối. Loại bỏ phỏng đoán khi trả lại hàng bằng cách thu thập dữ liệu phù hợp để đưa ra các quyết định thông minh hơn, tự động hóa quy trình làm việc của bạn và giảm thiểu chi phí trả lại hàng!

Câu hỏi thường gặp về RMA

Có thể bạn quan tâm: Euphoria là gì? Ý nghĩa euphoria trong tâm lý học

1. Làm cách nào để ngăn chặn gian lận RMA?

Bằng cách định cấu hình phần mềm quản lý trả hàng để phù hợp với quy tắc trả hàng, bạn có thể giảm các lỗi thủ công và chuẩn hóa các quy trình. Các quy tắc xác minh hướng dẫn nhân viên kiểm tra từng khoản hoàn trả và xác thực giao dịch mua. Ví dụ: khi ứng dụng khách ReverseLogix chuẩn hóa quy trình bắt đầu trả lại hàng cho các nhà phân phối của mình, họ đã tiết kiệm được một khoản tiền đáng kể khi phát hiện ra rằng một số khách hàng đang lạm dụng chính sách hoàn trả và trả lại sản phẩm giả.

2. Tại sao tôi cần RMA?

RMA mang lại lợi ích cho các công ty B2B và B2C theo nhiều cách:

• Tự động hóa hoặc hướng dẫn nhân viên xác minh mua hàng trước khi ngăn chặn gian lận
• Cho phép khách hàng tìm thấy đơn đặt hàng của họ, xem xét các chính sách trả lại và bắt đầu trả lại mà không cần phải liên hệ với dịch vụ khách hàng
• Thông báo cho nhóm của bạn khi sản phẩm được trả lại để bạn có thể nhanh chóng xử lý sản phẩm đó
• Cung cấp thông tin cập nhật trạng thái cho nhóm và khách hàng của bạn trong suốt quá trình trả hàng
• Tích hợp liền mạch với phần mềm chuỗi cung ứng khác để giúp quản lý hàng tồn kho bị trả lại
• Cung cấp dữ liệu và báo cáo để thông báo các quyết định thông minh hơn xung quanh quy trình trả hàng và bán hàng trong tương lai

3. Chính sách RMA của tôi nên bao gồm những gì?

Xem xét định kỳ các quy trình và quy tắc RMA của bạn sẽ đảm bảo việc bán hàng suôn sẻ hơn, nhân viên hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn và khách hàng hài lòng hơn. Đảm bảo rằng bạn có hướng dẫn rõ ràng về những gì có thể trả lại và những gì không; mốc thời gian khi một mặt hàng có thể được trả lại; có cần biên lai để đổi trả hay không; các bước đổi trả hàng; bất kỳ khoản phí nào (chẳng hạn như bổ sung hàng); và thông tin liên hệ nếu khách hàng có thắc mắc.

Những thông tin chi tiết này sẽ cho biết bạn cần thu thập thông tin gì trên biểu mẫu RMA và cách thiết lập quy trình làm việc của nhân viên để quản lý hàng trả lại hiệu quả.

4. Phần mềm RMS nào là tốt nhất?

Mặc dù có sẵn các hệ thống phần mềm RMA độc lập, nhưng chúng chỉ giải quyết được một phần thách thức về tổng lợi nhuận.

Kết Luận

Để làm cho toàn bộ quy trình quản lý hàng trả lại của bạn hiệu quả hơn, hãy xem xét một hệ thống quản lý hàng trả lại toàn diện. Truy cập vào đây để tìm hiểu về cách công nghệ đảo ngược gánh nặng trả lại sản phẩm. Chúc các bạn may mắn!